Hinweise für das kommende Lapfila

Liebe kommende Programmleitung des Lapfila Niedersachsen oder auch irgendeiner anderen Großveranstaltung,

schön, dass ihr euch dieser wichtigen und spaßigen Aufgabe annehmt!

Wir, Laura Störmer (Oestringen) und Tobias Brauer (Wildgänse), hoffen euch mit dieser kleinen Handreichung die Planungen zu erleichtern. Dabei baut das Dokument sehr stark auf der großartigen Vorarbeit von Jasmin Steege (Askanier) und Wiebke Schröter (Wikinger) auf, die die Unterlager-Verdaloko-Programmleitung beim BuLa 2017 waren. Was wir von ihnen übernommen haben ist in blauer Schrift (vgl. Tipps und Tricks für die Programmleitung).

Folgendes ist für euch besonders interessant: 

1. Diese Seite
2. Die einzelnen Planungen der Programmpunkte. Ihr findet sie unter den jeweiligen Programmpunkten in diesem Bereich auf nds.meinbdp. Jede Programmpunktseite startet dabei mit einer kurzen Reflexion der jeweils verantwortlichen Programmteamer*innen.
3. Auf der Seite  Reflexion LaPfiLa 2019 findet ihr zum einen die Planungen zur Reflexion auf dem Lager, aber auch die Ergebnisse dessen.
4. Die Materialliste findet ihr hier Materialliste
5. Die Seite Vorbereitungstreffen Programmteam wo unsere VBTs dokumentiert sind. Es gab kein NBT.

Sollten sich Fragen bei euch ergeben und ihr Austausch suchen könnt ihr euch gerne melden!

Viel Spaß!

Laura und Tobi

Leitung & ihre Aufgaben

• Wir würden empfehlen die Programmleitung mit zwei Personen zu besetzen
• Teamfindung:
  • Wir haben 1 Jahr vor dem Lapfila angefangen ein Team zu suchen
• Zusammenarbeit mit anderen Bereichen
• Finanzplanung
• • Wir würden empfehlen mit dem Kassenverantwortlichen frühzeitig das Progammbudget abzuklären
  • Wir haben dem Programmteam „kleinere“ Investitionen für ihre Programmpunkte selbst überlassen – bei großen Summen (ab ca. 50 Euro) wollten wir gerne informiert und gefragt werden
• Eigene Programm-Vbts organisieren und planen
  
  • Außerhalb des Gesamt-VBT haben wir ein VBT gemeinsam mit dem Technikteam ausgerichtet. Wir haben parallel an einem Ort getagt. Das andere VBT war während des Bereichsleitungs-VBT.
  • Internet beim Tagungsort wäre gut, um die entwickelten Sachen direkt abzutippen und speichern zu können
  • Wir würden empfehlen die zwei Programm-VBTs jeweils in Kooperation mit
    • dem Technikteam
• Abstimmung mit Lagerleitung
• Teilnahme Bereichsleitungs-VBT
• Teilnahme an Bereichsleitungsrunden auf dem Lager
• Abstimmungen untereinander: Wir haben ca. einmal im Monat telefoniert und die Ergebnisse in einem Protokoll festgehalten. 
• Supervision  der Programmplanungen
  • Wir haben die einzelnen Programmpunkte zwischen uns aufgeteilt, sodass jede-r Programmteamende eine-n Ansprechpartner-in hatte. 
  • Wir empfehlen auch darauf zu achten, dass sich die Programmteamenden nicht zu viel Arbeit machen. 
• Absprachen untereinander: Wir haben ca. einmal im Monat telefoniert und die Ergebnisse in einem Protokoll festgehalten.
• Eigenverantwortliche Programmpunkte
  
  • Wir hatten beide einen Programmpunkt, Tob zusätzlich noch die Reflexion. Das war gut.
• Teilnahme an StaFü-Runden
  • Wir haben je nach Bedarf von uns (Ansagen, Rückmeldungen geben, Feedback einholen) an den StaFü-Runden teilgenommen, ergänzend dazu die jeweiligen programmverantwortlichen Programmteamenden.
  • Wir haben die Rückmeldung bekommen, dass es gut war, dass wir offen, ehrlich und möglichst Transparent mit den Stafüs umgegangen sind. So hatten sie und die Stammeshelfenden auch Lust uns zu unterstützen. 

Team

• Stufen, Bezirke und auch Geschlecht haben wir hierbei beachtet
• Wir haben darauf geachtet, dass sich die Leute im Team wahrscheinlich verstehen werden.
• Wir hatten ein relativ junges und in Bezug auf Großlager eher unerfahrenes Team (das war kein Hindernis), wir haben aber darauf geachtet auch einige erfahrene Programmteamende dabei zu haben
• Letztendlich waren wir 14 Programmteamende auf dem Lager. Das war gut!
• Jeder hatte in der Regel einen Programmpunkt in einem Zweierteam. Es gab auch welche mit mehr Punkten oder ohne Partner*in. Wir haben uns gegenseitig unterstützt und bei der Vorbereitung in der Programmjurte geholfen.
• Für Absprachen wurde auch eine Telegram-Gruppe genutzt. Das war hilfreich.

Vorbereitungstreffen

• Wir hatten insgesamt 3 Vorbereitungstreffen (1 x auf dem Bereichleitungs-VBT, 1x mit dem Technikteam, 1x auf dem Gesamtteam-VBT)
• 1 Jahr Vorlauf ist sinnvoll um erst einmal reinzukommen und genügend Zeit zu haben zum Ideen spinnen. 
• Wir haben dem Programmteam Zeit gegeben auf den Vbts (2 & 3) in Kleinteams zu arbeiten
• Wir konnten eine super Stimmung im Team erzeugen und glauben, dass dies für den Erfolg des Programms/Lagers maßgeblich beigetragen hat. Wir empfehlen auf den VBTs auch Spaßaktionen und Momente des Zusammenhaltstärkens einzubringen. 
• Inhalte der Vorbereitungstreffen:
  • 1. VBT: Kennen lernen, Wünsche/Erwartungen/Befürchtungen, Selbstverständnis, Reflexionen aus vergangenen Aktionen, Spielgeschichte, Netzplan, Spielfiguren, Hinweise im Infobrief; dabei empfehlen wir euch vor allem einen Blick in unsere Überlegungen zur Reflexion aus anderen Lagern und zum Selbstverständnis ProgrammteamVBT I - Protokoll
  • 2. VBT: Rückblick, Workshop theaterpädagogische Methoden durch BiRefs, Autausch in Kleinteams, Vorstellungen der Programmplanungen, Teambuilding, Absprachen Bühnenprogramm, Organisatorisches Programm und Technik VBT; ProgrammteamVBT I - Protokoll
  • 3. VBT (Gesamt-VBT): Vorstellung der einzelnen Programmpunkte, Arbeit in den Bereichen Gesamtteam-VBT (GTVBT)

Programm

• Frühzeitig Gedanken zur TN-Anzahl auf dem Lager machen. Lieber mit zu vielen TN planen. 
• Auseinandersetzung mit dem Thema "Sprechen vor Großgruppen" sehr sinnvoll z.B. um festzustellen wie schwierig es ist Dinge für so viele Menschen zu erklären.
• Wir haben mit "Rattenfänger*innen" gearbeitet, um alle TN zur Bühne bzw. zu den Programmpunkten zu bringen. Das war sehr hilfreich. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass sonst TN (pünktlich) kommen. 
  • Rattenfänger*innen sind Menschen, die 5-10 Minuten vor dem Bühnenprogramm über den Lagerplatz laufen und auf jenes Bühnenprogramm aufmerksam machen.
  • Außerdem brüllen sie noch einmal, was man ggf. mitbringen soll (Trinkflasche, Gaul, isomatte, etc.)
• Unsere Erfahrungen mit einer Spielgeschichte sind gut. Wir haben darauf geachtet die Spielgeschichte möglichst offen zu gestalten, für alle TN interessant zu machen und nicht sklavisch zu verfolgen. 
• Vom Bühnenprogramm Generalproben auf dem Lager machen. 

Orga & Struktur auf dem Lager

• Programmzelt Struktur
  • Wir hatten eine 3er Jurte, eine hatte ein weißes Dach
    • Der Platz war auch nötig – würden wir wieder empfehlen, ggf. ergänzen durch eine Hochkohte zum Lagern von sperrigen Programmmaterial (ggf. darauf achten, dass es ein weiteres Gesamtteamzelt gibt)
    • Einen Bereich zu Tagen & basteln, einen mit Regalen für Materialablage, einen Eingangs- und Chillbereich
• Es sollte Platz für persönliches Material der Teamer*innen eingeplant werden (z.B. Kisten wie bei Kursen)
• Wir hatten eine Tafel zur Ankündigung von Teamrunden, Neuigkeiten und To-Dos. Wir haben es nicht ausreichend genutzt – würden es aber auf jeden Fall empfehlen.
• Takkos: Wir haben uns gegen Takkos entschieden, da das Lager sehr kurz ist und wir glauben, dass sich alle Programmteamer*innen über den Netzplan und ihre Aufgaben/Programmpunkte bewusst sind. Hat gut geklappt!
• Wie schaffen wir es, dass sich keine*r überarbeitet? Wir haben festgestellt, dass ganze Freizeitblöcke bei einem so kurzen Lager nicht umsetzbar sind. Aus diesem Grund wollen wir durch ein gemeinsames Ritual (schreien) ein Teamgefühl schaffen. Außerdem wollen wir offen und ehrlich kommunizieren, wie es uns geht, sowie den Zeitraum der Teamrunde nutzen um Aufgaben sinnvoll zu verteilen und einen Überblick darüber zu bekommen, wie es dem Team geht. Hilfsbereitschaft und Rücksichtnahme sind uns wichtig. Hat gut geklappt.
• Teamrunden
  • Wir haben versucht die Teamrunden kurz zu halten.
  • Die Teamrunden waren mittags, teilweise während des Mittagessens. Es war gut einen festen Zeitpunkt zu haben. Zudem war die Zeit so begrenzt und danach konnte weiter vorbereitet/gechillt werden. 
  • Programmpunkte haben wir so besprochen, dass wir kurz gesagt haben was gut und was schlecht war. Der Fokus lag auf dem Nutzen für die kommenden Programmpunkte
  • Netzplan
    • Ein großer Netzplan hing in der Programmjurte, er sollte regensicher sein.
    • Jede-r Programmteamer-in hatte einen eigenen kleinen Netzplan

• Dienstplan
  • Es gab Dienste (z.B. Abwasch) im Gesamtteam die den einzelnen Teams zugeteilt wurden. 
  • Wir haben abgesprochen möglichst wenige Dienste während des Lagers zu haben und dafür während der Auf- und Abbautage vermehrt eingesetzt zu werden. Das sollte wieder so sein. 

Materialsystem

• Evtl. ist zu überlegen den Posten „Materialteamer“ zu vergeben der könnte sich auch im Vorfeld um die Materialliste und Besorgung kümmern
• Wir haben mit einer Excelliste gearbeitet, die wir als Programmleitung erstellt haben. Ausgefüllt wurden sie durch die einzelnen Programmteamenden. Siehe Materialliste
• Die Materialien waren entweder in der LGS oder mussten besorgt werden. Dabei haben wir Bestellungen möglichst zusammengefasst. Die Programmteamenden konnten die Materialien aber auch selbst besorgen. 
• Wir haben Sachen auch direkt zum Lagerplatz bestellt. Das war sehr gut. Vielleicht nur möglich, da es im Bundeszentrum war und Laura während der BV die Bestellungen kontrollieren konnte.
• Bezüglich der Abrechnung empfehlen wir bereits zu Anfang mit den Kassenverantwortlichen zu sprechen und abzuklären, ob die Abrechnung von den einzelnen Programmteamenden stattfinden kann oder über die Programmleitung gesammelt erfolgen soll. 
• Neben der Materialliste gab es zudem die Möglichkeit Druckdateien (Druckdateien) zu sammeln um sie zusammen in der LGS auszudrucken. Auch die Rechnungen wurden auf nds.meinbdp gesammelt und die Be- und Entladung des Bullis dort geplant.
• Wir haben uns für das Bastel- und Programmmaterial ein System zur Lagerung und zur Zurückgabe überlegt
• Lagerung:
  • Das bestellte und spezielle Material für konkrete Programmpunkte wurde zusammen gelagert und entsprechend beschriftet. Hierbei war klar, dass diese Sachen nicht einfach genommen werden können
  • Allgemeines Material und Bastelmaterialien wurden in einer anderen Ecke des Zeltes aufbewahrt und waren für alle zur freien Verfügung.
  • Mit dem System wollten wir sicherstellen, dass bestellte Materialien nicht durch andere Teamende verbraucht und genutzt werden
  • Es war für alle übersichtlich (auch außerhalb des Programmteams) und klar, hat daher gut geklappt
  • Das Material sollte direkt wieder zurück sortiert werden. Das hat halbwegs gut geklappt, manchmal muss man halt zusammen aufräumen.