In dieses Verzeichnis tragt ihr jede Verarbeitungstätigkeit einzeln ein. Das kann eine Veranstaltung sein, das kann eure allgemeine Mitgliederverwaltung (inklusive Kassenführung und Einladung zur Stammesvollversammlung sein), das kann euer Gruppenstundenleben sein usw. Jede Änderung müsst ihr kenntlich machen!
Das Verzeichnis besteht aus 3 Teilen:
Vorblatt mit den Stammdaten eures Stammes (immer gleich)
Angaben über die Verarbeitungstätigkeit (für jede Verarbeitungstätigkeit neu)
optionale weitere Angaben (für jede Verarbeitungstätigkeit neu, aber meist gleichbleibend)
Hinweis
Work in Progress
Inhalt:
Inhalt
Panel
1. Vorblatt
Name und Sitz1 der Einrichtung
sowie Homepage
Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder (BdP) Stamm Zuckerberg Silikontal 34 55555 Verda Loko
www.stamm-zuckerberg.de
Angaben zum Verantwortlichen
Name & Anschrift1
Telefon
E-Mail
Harry Holzbein, Stammesführer Karl-Marx-Straße 7 55543 Verda Loko
01234-987654321
zuckerberg@nds.pfadfinden.de
ggf. zum gemeinsam mit diesem Verantwortlichen2
Name & Anschrift1
Telefon
E-Mail
Karl Klammer, Stammesführer Konrad-Adenauer-Allee 11 55534 Verda Loko
01234-123456789
zuckerberg@nds.pfadfinden.de
Angaben zur*m Datenschutzbeauftragten
Name & Anschrift
Telefon
E-Mail
Helga Hordenpott Hinter dem Monde 11 55554 Verda Loko
01234-741258963
datenschutz@stamm-zuckerberg.de
zu 1: Anmerkungen zum Vorblatt
1) Eure Sitzanschrift ist euer Stammesheim. Die Anschrift der Verantwortlichen ist die Wohnanschrift der Stammesführung.
2) Dies tritt ein, wenn ihr eine Doppelspitze habt.
Panel
2. Angaben über die Verarbeitungstätigkeit
Verarbeitungstätigkeit:
lfd. Nr.:
Sommerlager 2018
2018/4
erste Erstellung:
letzte Änderung:
Version:
1
verantwortliche Abteilung1
Name der verantwortlichen Person
Kontakt
Sommerlagerteam
Klaus Kloster
0174-123654770 sommerlager@stamm-zuckerberg.de
Zwecke der Verarbeitung
Durchführung der Veranstaltung
Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten gegenüber den Teilnehmer*innen
Zuschussbeantragung, Abrechnung
Kategorien betroffener Personen
Mitglieder, die an der Veranstaltung teilnehmen ("Teilnehmer*innen")
ggf. Nicht-Mitglieder, die an der Veranstaltung teilnehmen ("Anwärter*innen")
bei Minderjährigen ggf. deren Erziehungsberechtigten
Kategorien von Empfänger*innen, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden
Zugriffsberechtigte (intern)
Kategorien und Namen der Datenempfänger*innen (extern)2
intern:
Sommerlagerteam
Stammesrat
Schatzmeister*in
extern:
öffentliche Stellen: Stadtjugendhilfe
Datenübermittlung an Drittland oder internationale Organisation
2
3
ggf. Name des Drittlandes oder der internationalen Organisation
[X] Datenübermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant
[ ] Datenübermittlung findet wie folgt statt:
Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
3
4
1 Monat nach Ende der Veranstaltung oder nach Abschluss der Abrechnung (je nachdem, was früher eintritt)
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
siehe TOM-Beschreibung
Verantwortliche*r
Datum
Unterschrift
Karl Klammer
zu 2: Anmerkungen zu Angaben üb. Verarbeitungstätigkeit
1) hier ist zunächst die "verantwortliche Fachabteilung" zu nennen, also z.B. die Gruppe (Meute, Sippe, Runde, EDV-Beauftragte*r ...) oder das Veranstaltungsteam (Sommerlagerteam, ...). Wenn Sommerlagerteam und Stammesrat die gleichen Personen umfasst, nehmt ihr bitte trotzdem Sommerlagerteam!
2) Sollte sich im Verlaufe des Lagers herausstellen, dass ihr Daten gegenüber z.B. einem Arzt offenlegen müsst, weil die betroffene Person das selbst nicht kann, dann müsst ihr das hier ergänzen.
3) Drittländer und internationale Organisationen sind Länder bzw. internationale Organisationen außerhalb der EU. Es gibt sichere und nicht-sichere Drittländer. Sichere Drittländer sind relativ safe, es handelt sich (Stand ) um:
Wenn euer Land sich nicht auf dieser Liste befindet, heißt das nicht, dass ihr keine Daten mehr übermitteln dürft. Es gibt aber dann ganz bestimmte Voraussetzungen und Dinge zu tun. Meldet euch bitte vor der Übermittlung in der LGS, um zu erfahren, was dann geschehen muss.
34) Hier müsst ihr nicht angeben, dass die Abrechnung noch länger aufbewahrt wird, weil die Aufbewahrung alter Abrechnungen für die gesetzliche vorgeschriebene Frist eine neue Verarbeitungstätigkeit ist, die keiner Aufnahme in das Verzeichnis bedarf, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist und Archivcharakter hat (Schützen solltet ihr die Daten natürlich trotzdem). Das gleiche gilt für die Aufbewahrung durch die für euch zuständige Zuschussbehörde.